Polityka prywatności

Kim jesteśmy

NovisAi OÜ, działająca pod nazwą Labourix, to spółka stojąca za tą usługą. Zarejestrowana w Estonii pod numerem 17570322, z siedzibą przy Tartu mnt 67/1-13b, 10115 Tallinn, Estonia. Pytania dotyczące Twoich danych kieruj na privacy@labourix.com.

1. Kto za co odpowiada

Labourix pełni dwie odrębne role i ma znaczenie, która z nich ma zastosowanie:

• Twoja firma jest administratorem wszystkich danych pracowników i projektów, które umieszczasz w Labourix — godzin, punktów logowania GPS, dokumentów tożsamości, zaświadczeń A1, deklaracji LIMOSA, wynagrodzeń, zakwaterowania. Ty decydujesz, co jest zbierane i po co. My działamy jako podmiot przetwarzający i wykonujemy wyłącznie Twoje polecenia. Tę relację reguluje nasza umowa powierzenia przetwarzania danych.
• Labourix jest administratorem danych dotyczących samego konta — imienia i e-maila osoby, która się rejestruje, danych rozliczeniowych, rozmów z pomocą techniczną oraz sposobu korzystania z aplikacji. Ta polityka opisuje tę rolę, a także — dla przejrzystości wobec pracowników — wyjaśnia, co przetwarzamy w Twoim imieniu.

2. Jakie dane osobowe są przetwarzane

Konto & rozliczenia (my jesteśmy administratorem)

• Imię i nazwisko, służbowy e-mail, telefon, nazwa firmy, numer VAT, adres.
• Status rozliczeń i płatności. Dane karty obsługuje nasz dostawca płatności — Labourix nigdy nie widzi ani nie przechowuje pełnych numerów kart.
• Wiadomości do pomocy technicznej, które nam wysyłasz, oraz logi techniczne (adres IP, przeglądarka, znaczniki czasu) potrzebne do działania i zabezpieczenia usługi.

Dane pracowników & projektów (Twoja firma jest administratorem, my przetwarzamy)

• Identyfikacja: imię i nazwisko, język, rola, pracodawca, numer krajowy/INSZ tam, gdzie wymagany dla LIMOSA lub Checkinatwork.
• Dokumenty: dokumenty tożsamości, zaświadczenia A1, potwierdzenia LIMOSA, umowy, certyfikaty i ich daty ważności — w tym dane wyodrębnione z nich przez naszą funkcję skanowania.
• Czas & miejsce: godziny logowania i wylogowania oraz pojedyncza pozycja GPS w momencie każdego logowania i wylogowania, używana do potwierdzenia, że pracownik był na budowie. Labourix nie śledzi lokalizacji pracowników w ciągu dnia, po godzinach ani w tle.
• Praca & płaca: godziny, zadania, urlopy, informacje o wynagrodzeniu lub stawce, wydatki, przydziały zakwaterowania i pojazdów tam, gdzie używasz tych modułów.

3. Po co i na jakiej podstawie prawnej

• Aby świadczyć usługę (umowa, art. 6 ust. 1 lit. b) — Twoje konto, aplikacja, aplikacja pracownika.
• Aby przestrzegać prawa (obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c) — belgijskie przepisy o pracownikach delegowanych: deklaracje LIMOSA, rejestracja Checkinatwork, obowiązek 2027 dotyczący logowania i wylogowania w czasie rzeczywistym oraz obowiązek przechowywania dokumentów do kontroli.
• Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) — zabezpieczenie platformy, zapobieganie nadużyciom i potwierdzanie, że logowania naprawdę odbywają się na budowie. Wyważyliśmy to z prywatnością pracowników — dlatego GPS jest rejestrowany tylko w dwóch momentach logowania i wylogowania, a pracownik widzi dokładnie, co zostało zapisane.
• Rozliczenia i księgowość (obowiązek prawny).

Nie używamy danych pracowników do reklamy, profilowania ani zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne. Skanowanie dokumentów wspiera człowieka — nigdy nie wysyła automatycznie deklaracji bez potwierdzenia przez osobę.

4. Kategorie szczególne

Labourix nie jest zaprojektowany do przechowywania danych o zdrowiu, przynależności związkowej ani innych kategorii szczególnych i nie należy ich przesyłać. Jeśli zeskanowany dokument przypadkiem zawiera takie dane, są one przechowywane wyłącznie jako część tego dokumentu i nie są indeksowane ani używane do niczego innego.

5. Komu je udostępniamy

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich reklamodawcom. Udostępniamy je wyłącznie:

• Belgijskim organom, gdy składasz deklarację LIMOSA lub rejestrację Checkinatwork — to jest cały sens tej funkcji i dzieje się to na Twoje polecenie.
• Twojemu klientowi, ale tylko to, co wprost wysyłasz: raport godzin do zatwierdzenia lub pakiet dokumentów. Nic nie jest udostępniane automatycznie.
• Podprzetwarzającym którzy utrzymują naszą infrastrukturę. Aktualna lista znajduje się w DPA. Wszyscy są związani umową i wszyscy przetwarzają dane w UE lub w ramach odpowiedniego mechanizmu transferu.

6. Gdzie znajdują się dane i jak długo

• Hosting w UE. Aplikacja i baza danych działają w Unii Europejskiej.
• Aktywne konta: przechowujemy dane tak długo, jak Twoje konto jest aktywne, ponieważ potrzebujesz historii.
• Dokumentacja zgodności (godziny, LIMOSA, Checkinatwork, umowy): przechowywana przez okres wymagany belgijskim prawem, zazwyczaj 5 lat, bo tak daleko może sięgnąć kontrola. To przechowywanie jest w Twoim interesie, nie naszym.
• Po rezygnacji: możesz wyeksportować swoje dane. Usuwamy je lub anonimizujemy w ciągu 90 dni, z wyjątkiem dokumentów, które musimy prawnie zachować (faktury oraz dokumentacja zgodności będąca jeszcze w ustawowym okresie).
• Kopie zapasowe wygasają we własnym cyklu, w ciągu 35 dni.

7. Prawa pracowników i użytkowników

Na mocy RODO możesz żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia danych oraz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.

Każdy pracownik może w dowolnym momencie otworzyć aplikację Labourix i zobaczyć własne godziny, własne pozycje logowania i własne dokumenty — w swoim języku. Przejrzystość jest wbudowana, nie trzeba o nią prosić formularzem.

Masz też prawo złożyć skargę do belgijskiego organu ochrony danych (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données), Drukpersstraat 35, 1000 Bruksela.

8. Bezpieczeństwo

Szyfrowanie w transmisji, hosting w UE, ścisła izolacja najemców, dostęp oparty na rolach i żadnego użycia Twoich danych do trenowania modeli. Szczegóły na naszej stronie bezpieczeństwa.

9. Zmiany

Jeśli zmienimy tę politykę w istotny sposób, poinformujemy Cię w aplikacji lub e-mailem, zanim zmiana wejdzie w życie. Data u góry zawsze odzwierciedla aktualną wersję.