Privacy policy

Wie wij zijn

NovisAi OÜ, handelend onder de naam Labourix, is het bedrijf achter deze dienst. Ingeschreven in Estland onder registratienummer 17570322, met zetel te Tartu mnt 67/1-13b, 10115 Tallinn, Estland. Schriftelijke vragen over je gegevens stuur je naar privacy@labourix.com.

1. Wie is waarvoor verantwoordelijk

Labourix heeft twee onderscheiden rollen, en het maakt uit welke van toepassing is:

• Jouw bedrijf is de verwerkingsverantwoordelijke van alle arbeiders- en projectgegevens die je in Labourix plaatst — uren, GPS-aanmeldpunten, identiteitsdocumenten, A1-attesten, LIMOSA-aangiften, lonen, huisvesting. Jij beslist wat verzameld wordt en waarom. Wij treden op als verwerker en volgen enkel jouw instructies. Deze relatie wordt geregeld door onze verwerkersovereenkomst.
• Labourix is de verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens over je account zelf — de naam en het e-mailadres van wie zich registreert, facturatiegegevens, supportgesprekken, en hoe de applicatie wordt gebruikt. Dit beleid beschrijft die rol, en legt — voor transparantie richting arbeiders — ook uit wat we in jouw opdracht verwerken.

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt

Account & facturatie (wij zijn verwerkingsverantwoordelijke)

• Naam, zakelijk e-mailadres, telefoon, bedrijfsnaam, btw-nummer, adres.
• Facturatie- en betaalstatus. Kaartgegevens worden afgehandeld door onze betalingsprovider — Labourix ziet of bewaart nooit volledige kaartnummers.
• Supportberichten die je ons stuurt, en technische logs (IP-adres, browser, tijdstempels) die nodig zijn om de dienst te draaien en te beveiligen.

Arbeiders- & projectgegevens (jouw bedrijf is verwerkingsverantwoordelijke, wij verwerken)

• Identificatie: naam, taal, rol, werkgever, rijksregister-/INSZ-nummer waar vereist voor LIMOSA of Checkinatwork.
• Documenten: identiteitsdocumenten, A1-attesten, LIMOSA-ontvangstbewijzen, contracten, attesten en hun vervaldatums — inclusief gegevens die onze scanfunctie eruit haalt.
• Tijd & plaats: aan- en afmeldtijden, en één GPS-positie op het moment van elke aan- en afmelding, gebruikt om te bevestigen dat de arbeider op de werf was. De locatie van arbeiders wordt niet gevolgd doorheen de dag, na de uren of op de achtergrond.
• Werk & loon: uren, taken, verlof, loon- of tariefgegevens, uitgaven, huisvestings- en voertuigtoewijzingen waar je die modules gebruikt.

3. Waarom, en op welke rechtsgrond

• Om de dienst te leveren (overeenkomst, art. 6(1)(b)) — je account, de app, de arbeidersapp.
• Om de wet na te leven (wettelijke verplichting, art. 6(1)(c)) — Belgische detacheringsregels: LIMOSA-aangiften, Checkinatwork-registratie, de verplichting van 2027 voor realtime aan- en afmelden, en de plicht om documenten beschikbaar te houden voor controle.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) — het platform beveiligen, misbruik voorkomen, en bevestigen dat aanmeldingen echt op de werf gebeuren. We hebben dit afgewogen tegen de privacy van arbeiders — daarom wordt GPS enkel vastgelegd op de twee momenten van aan- en afmelden, en ziet de arbeider precies wat werd geregistreerd.
• Facturatie en boekhouding (wettelijke verplichting).

We gebruiken arbeidersgegevens niet voor reclame, profilering of geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen. Documentscanning assisteert een mens — ze verstuurt nooit automatisch een aangifte zonder dat een persoon ze bevestigt.

4. Bijzondere categorieën

Labourix is niet ontworpen om gezondheidsgegevens, vakbondslidmaatschap of andere bijzondere categorieën te bewaren, en je hoort die niet te uploaden. Bevat een gescand document toevallig zulke gegevens, dan worden ze enkel als onderdeel van dat document bewaard en niet geïndexeerd of voor iets anders gebruikt.

5. Met wie we ze delen

We verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet met adverteerders. We delen ze enkel met:

• Belgische overheden, wanneer je een LIMOSA-aangifte of een Checkinatwork-registratie indient — dat is net het doel van de functie, en het gebeurt in jouw opdracht.
• Je klant, maar enkel wat je uitdrukkelijk verstuurt: een urenrapport ter goedkeuring, of een documentbundel. Niets wordt automatisch gedeeld.
• Subverwerkers die onze infrastructuur draaien. De actuele lijst staat in de DPA. Allemaal contractueel gebonden, en allemaal verwerken ze gegevens in de EU of onder een passend doorgiftemechanisme.

6. Waar de gegevens staan, en hoe lang

• EU-hosting. Applicatie en database draaien in de Europese Unie.
• Actieve accounts: we bewaren gegevens zolang je account actief is, omdat je de historiek nodig hebt.
• Compliancegegevens (uren, LIMOSA, Checkinatwork, contracten): bewaard voor de termijn die de Belgische wet vereist, doorgaans 5 jaar, want zo ver kan een inspectie teruggaan. Deze bewaring is in jouw belang, niet het onze.
• Na opzegging: je kunt je gegevens exporteren. We verwijderen of anonimiseren ze binnen 90 dagen, behalve gegevens die we wettelijk moeten bewaren (facturen, en compliancegegevens die nog binnen hun wettelijke termijn zitten).
• Back-ups rollen er op hun eigen cyclus uit, binnen 35 dagen.

7. Rechten van arbeiders en gebruikers

Onder de AVG kun je verzoeken om inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, en bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Elke arbeider kan op elk moment de Labourix-app openen en zijn eigen uren, zijn eigen aanmeldposities en zijn eigen documenten zien — in zijn eigen taal. Transparantie is ingebouwd, niet iets wat je per formulier moet aanvragen.

Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

8. Beveiliging

Versleuteling tijdens transport, EU-hosting, strikte tenantisolatie, rolgebaseerde toegang, en geen gebruik van je gegevens voor modeltraining. De details staan op onze beveiligingspagina.

9. Wijzigingen

Als we dit beleid wijzigen op een manier die ertoe doet, melden we dat in de app of per e-mail vóór het ingaat. De datum bovenaan weerspiegelt altijd de huidige versie.